Диалоги Aflatum: 6 аргументов за и против онлайн-планирования. Часть 1 Сотрудники, пользователи и друзья Aflatum обсуждают насущные вопросы на стыке юриспруденции и новых технологий

Участники дискуссии

Андрей Колос, исполнительный директор Aflatum, руководитель студии Kolos Studio (с 2005 г.) — делится соображениями в вопросах планирования времени и повышения собственной эффективности с помощью онлайн-инструментов.

Михаил Всесветский, маркетолог Aflatum — находит аргументы в защиту традиционных средств планирования.

Актуальность конфликта бумаги и новых технологий

Андрей Колос Андрей Колос: Необходимость планировать время, в особенности — рабочее время, думаю, очевидна:

  1. Планирование дает возможность расстановки приоритетов в соответствии с глобальными задачами.

  2. Планы — вторая память, позволяющая не забыть важное.

  3. Правильный подход к расходованию времени позволяет выявлять неэффективные моменты, повышать свою продуктивность.

Далее список можно практически бесконечно дополнять, рассказывать о краткосрочном и долгосрочном планировании (не забыв и про среднесрочные планы) и пр., но тема данной статьи — решить, наконец, проблему, где планировать: в онлайне или на бумаге? Аргумент “мы живем в XXI веке и бумага — не современно” в расчет не берем, так как следуя всем веяниям моды, есть риск сбиться с основного курса, тем более веяния эти, зачастую, противоречивы. Выбор должен быть осознанным и вести к повышению собственной эффективности.

Прежде чем написать эту заметку, я опробовал на себе множество инструментов планирования и за более 10 лет работы в этом направлении, собрал некоторых багаж знаний, которыми и хотелось бы поделиться. И, да, я тоже пользовался бумажными ежедневниками/записями, поэтому сравнивать есть с чем.

Андрей Колос Михаил Всесветский: мне всегда тяжело давалось планирование в принципе, не касаясь средств его осуществления, это какое-то скорее личное свойство. Те немногие победы на фронте планирования, которые случались в моей жизни, происходили как с помощью широких тетрадей на спирали, маленьких блокнотов и собственной памяти, так и с помощью Google Keep или, с недавних пор, нашего Афлатума, которым я активно пользуюсь, несмотря на то, что не являюсь адвокатом. Построить целостную “идеальную” систему планирования у меня на данный момент не получается, отказаться от листов А4, каких-то бумажных записок, стикеров и прочего -- тоже. Несмотря на то, что мы создаем инструмент онлайн-планирования, я не считаю, что он должен быть в практике адвоката или юриста единственным, так же как не считаю, что век бумажных книг и журналов прошел: у старого и нового свои плюсы и минусы, и они могут сосуществовать, время это доказывает.

№1. Поиск информации

Андрей Колос АК: Не будем говорить о том, где проще фиксировать пункты плана: кому-то проще взять ручку и записать, кому-то — сделать короткую заметку в онлайне. Но рассмотрим варианты последующей работы с делом.

Предположим, доверитель по прошествии нескольких месяцев высказывает вам претензию о том, что у него возникли непредвиденные обязательства по результатам вашего дела. Вы помните, что предупреждали доверителя об этом, но где именно находятся теперь фактическое подтверждение этого, если речь идет о бумаге? Поднимать всю документацию -- не самый быстрый процесс.

С онлайн-планированием можно воспользоваться поиском по ключевым словам или отфильтровать документы по дате, принадлежности к делу или иным критериям. Поиск должен занять несоизмеримо меньше времени, пару минут.

Андрей Колос МВ: Соглашусь с вами, что на длительной перспективе электронные записи удобнее, но что делать с оперативной работой? Не каждый адвокат осмелится достать во время заседания суда смартфон и начать в нем копаться. В социальных сетях звучало даже такое мнение, что использование гаджетов во время судебного заседания может быть воспринято как неуважение к суду. Хороший адвокат заранее подготовится к заседанию и все нужные материалы по делу будут у него отложены -- поиска по всему делу не потребуется. В целом поиск нужной информации в многотомном деле -- вопрос актуальный, но и электронные инструменты на данный момент не решают проблемы, ведь они не позволяют найти нужную информацию на сканах/фотографиях страниц дела, а именно в таком виде фигурирует большая часть дел в работе у адвокатов.

Андрей Колос АК: Во-первых, цивилизация дойдет, в конце концов, и до судов, и никто уже не будет обращать внимание на наличие гаджетов на заседаниях. Во-вторых, информацию нужно искать не только на заседаниях судов, она нужна всегда. И чем быстрее её можно найти, тем больше у вас, как профессионала, преимуществ: вы концентрируетесь на высокоинтеллектуальном труде, а не выполняете машинную работу по перебиранию информации.

Другими словами, зачем выполнять вручную то, что может быть автоматизировано?

Кейс

Лично я структурирую информацию по проектам. В каждом таком проекте информация имеет также определенную иерархию: по этапам работы. Для четкого понимания отношения той или иной сущности, названия конечной сущности включают вышестоящую. Например, техническое задание будет лежать в папке “Афлатум. Веб-версия. Обновление 1”.

 
 

№ 2. Учет затраченного времени

Андрей Колос АК: При работе с делами (да и с любыми задачами в целом), желательно фиксировать затраченное на каждую из них время. Это позволяет выставлять счета клиентам, фиксировать не оптимальные временные расходы для внутренней отчетности, корректно расставлять приоритеты и пр.

Как быть при работе с бумагой? Вероятно, нужно либо заводить не связанный с календарем электронный документ, где фиксировать время; либо записывать и эту информацию на бумаге и при необходимости подготовки соответствующего отчета — собирать её вручную в отчет. При этом мелкие задачи имеют высокий шанс забыться, а зачастую, суммарно, они занимают значительное время в рабочем графике.

Андрей Колос МВ: Идея отмечать временные затраты онлайн выглядит соблазнительно, но только в теории. На практике лишь ограниченному количеству специалистов удается наладить этот процесс так, чтобы он повышал эффективность. Основная же масса людей, которые пользуются всевозможными системами планирования, совершают минимум 2 ошибки, которые в итоге наоборот понижают их эффективность:

  • Переусердствуют с детализацией затрат (отмечают каждый свой “чих”, что занимает больше времени, чем сам “чих”)

  • Упускают часть затрат по забывчивости. Если на бумаге это сразу будет ясно, т.к. затраты по одному делу и на одного клиента будут отображены на одном листе ежедневника, то в электронном виде с присущей ему сложной многоэкранной ветвящейся структурой задач, факт пропуска тех или иных затрат отследить намного труднее.

Можно сказать, что это не плюсы бумажного планирования, а ошибки того, кто планирует, но это не отменяет факта того, что на практике обычно так и происходит, и среднестатистическому адвокату проще и надежнее учитывать затраты по-старинке -- на бумаге.

Андрей Колос АК: научи дурака Богу молиться, тот лоб себе расшибет. Другими словами, до абсурда можно довести все: можно и отмечать затраты так, что сам по себе процесс отметки затрат займет больше времени, чем фактическая работа.

Пропуск же затрат — это вопрос внутренней дисциплинированности. Опять же, если четко осознать необходимость повышения своей эффективности и не делать поставленную самим собой задачу спустя рукава — проблемы не будет. Иначе этот аргумент можно отнести ко всему: и на бумаге, в конце концов, можно забыть сделать заметку.

Кейс

В первую очередь я разделяю задачи на проекты. Далее задачи делятся на продуктивные (непосредственно работа с понятной целью) и сопутствующие (дорога на встречи, в офис, ожидания и подобное).

 

В дополнение продуктивные задачи делятся на:

        1. Коммуникации с клиентом.

        2. Внутреннюю работу над задачей (например, подготовка к заседанию суда).

        3. Внешняя работа над задачей (презентации клиенту, собственно, заседания судов и пр.).

 

При отметке затрат нужно исключать отвлечения: бывает, что концентрация после сложного дня падает и можно начать прокрастинировать. Это нормально — мы не роботы, в конце концов, но если мы осознанно работаем над собственной эффективностью — такие затраты относить к какой-либо задаче категорически не следует.

 

Подобное деление позволяет понять сколько в реальности затрачивается времени на продуктивную работу. Уверяю, что по итогам месяца, вы будете удивлены объему отвлечений и продуктивной работы.

 
 

№3. Отчеты

Андрей Колос АК: Становится совсем грустно, когда для, скажем, аудита собственной эффективности, встает необходимость построения отчета по событиям различного типа (заседания, встречи с клиентом и пр.) — подготовка такого рода отчета может потребовать большого объёма времени.

С онлайн-инструментами формирование отчета может занять немного времени — при верной структуризации, в пределах от нескольких минут до нескольких десятков минут. В таком случае время будет затрачиваться на продуктивную работу, а не на механические расчеты. В конце концов, мы причисляем себя к высококлассным специалистам, живем насыщенной жизнью и не очень здорово выполнять рутинную работу, которую можно переложить на машину.

Андрей Колос МВ: Отчеты нужны для того, чтобы анализировать то, как ты используешь время: на что оно уходит, сколько его потребуется в будущем на аналогичную задачу, не стоит ли переложить некоторые затраты на помощника. Если брать в расчет частную адвокатскую практику и ее объемы (предположим, 30 дел в год), задачи аналитики можно спустить на то, что называется “опытом”: любой профессионал с годами практики понимает куда уходит его время, сколько времени надо потратить на составление иска, а сколько на дорогу из одного конца Москвы в другой. Повторяющихся операций не так много, можно и в уме прикинуть, что стоит делать самому, а что лучше переложить на подчиненного. Если потребуются более точные расчеты, для них хватит если не салфетки, то блокнота-то точно. А если выстраивать систему электронной отчетности, это займет очень много времени само по себе и не факт, что приведет к лучшему результату. Наверное, эти аргументы не относятся к крупным адвокатским образованиям, в которых система отчетности необходима по причине сложной иерархии и объема работ.  

Андрей Колос АК: Опытным путем можно понять средние затраты на дело, но на что конкретно уходит большая часть сил? На различные непродуктивные затраты: встречи, коммуникации или непосредственно работу по делу? Я убежден в том, что не существует человека идеально оптимизирующего свою деятельность, поэтому вопросы аудита собственной деятельности — первостепенная задача. Конечно, если я, как профессионал, не хочу устареть или меня удовлетворяет “средние” результаты работы, то есть я не стремлюсь стать лучшим в отрасли.

Рассмотрим пример: если тратить ежедневно по 11 минут на непродуктивные занятия, то за год вы впустую проведете неделю жизни! Вдумайтесь, сколько всего можно сделать за неделю!

Как я уже указывал выше, если заняться оценкой эффективности траты времени — можно сильно удивиться. Опираться надо на реальные данные, а не ощущения.

Мнение

Знаете, у меня есть несколько знакомых весьма богатых людей. Меня всегда интересовало, как они достигли таких высот: соответствующие вопросы я задавал как им самим, так и их клиентам/знакомым/товарищам. И общее резюме таково: все они хорошо знали свое дело и каждый раз старались сделать его лучше, чем раньше.

 

В моем понимании осознание необходимости работы над собственной эффективностью — один из шагов, чтобы делать свое дело все лучше. Вот только важно осознать это, пропустить через себя. Чтобы выполнение происходило не потому что кто-то сказал или надо клиенту показать, а чтобы действительно стать совершенным профессионалом.

 
Редакция блога будет рада вашим мнениям в комментариях ниже ↓