Диалоги Aflatum: 6 аргументов за и против онлайн-планирования. Часть 2 Сотрудники, пользователи и друзья Aflatum обсуждают насущные вопросы на стыке юриспруденции и новых технологий

Участники дискуссии

Андрей Колос, исполнительный директор Aflatum, руководитель студии Kolos Studio (с 2005 г.) — делится соображениями в вопросах планирования времени и повышения собственной эффективности с помощью онлайн-инструментов.

Михаил Всесветский, маркетолог Aflatum — находит аргументы в защиту традиционных средств планирования.

1 часть публикации: Диалоги Aflatum: 6 аргументов за и против онлайн-планирования. Часть 1

№4. Мобильность

Андрей Колос Андрей Колос: В рабочем графике возникают ситуации, когда то или иное событие нужно перенести с сегодняшнего, скажем, на завтрашний день. При использовании бумаги — нужно вручную еще раз заносить суть задачи и связанную информацию. Если вопрос касается не самой простой задачи — процесс может занять лишнее время.

Еще один связанный аспект — наличие данных в единственном экземпляре — если ежедневника с собой нет, то и графика работ под рукой нет. Согласитесь, не всегда удобно носить с собой записную книжку. В отличие от того же смартфона.

А как быть, если ежедневник потерялся? Данные ведь в одном экземпляре! Это может быть сопоставимо с катастрофой…

Онлайн-инструменты позволяют не беспокоиться потери данных, так как они могут распространяться на несколько ваших устройств в автоматическом режиме: например, в телефон, планшет и ноутбук.

Михаил Всесветский Михаил Всесветский: Что касается переноса информации, если речь идет о ежедневнике, то в случае переноса, например, заседания, на другую дату, достаточно написать “см. страницу такую-то” или “см. дату такую-то”, переписывать ничего не надо. Разве что если материалы, которые надо перенести, приходятся на предыдущий ежедневник, его бы не хотелось с собой носить.

По поводу ношения ежедневника с собой: да, он так же как непосредственно материалы дела может быть довольно громоздким, да, его можно потерять, облить кофе, сжечь, в конце концов. Если ежедневник украдут, его не заблокируешь с другого ежедневника. Но у него есть и свои плюсы, которые видны невооруженным глазом:

  1. Отсутствуют риски, связанные с кибер безопасностью. Ежедневник точно не хакнут.

  2. У ежедневника не сядет батарея в долгой поездке, в непредвиденных обстоятельствах.

  3. Ежедневник не зависит от интернет-подключения. Работает всегда и везде, в любой, самой отдаленной деревне.

 

Андрей Колос АК: Рассуждать о безопасности можно бесконечно: следует понимать, что абсолютно безопасного решения не существует. В конце концов, даже самые защищенные системы взламывают, основываясь на “человеческом факторе” его пользователей: если передать свои учетные данные мошеннику, то такому “взлому” противостоять сложно.

По поводу заряда батареи — смартфон — это источник связи, а без нее сложно представить существование. Часто возникает ситуация, когда вы долго существуете без сотового телефона (в рабочее время; хотя и в отпусках бывает сложно отложить его и отдохнуть)? К тому же есть различные средства для подзарядки аккумулятора помимо розетки. Было бы желание. Так что аргумент о разрядке батареи можно парировать: “А в ручке могут кончиться чернила”.

Ну а по поводу интернет-подключения — есть системы, которые позволяют работать в полном оффлайне. Когда соединение появляется — данные становятся доступны и на других устройствах пользователя (ноутбук, планшет и пр.).

Мнение

Я ведь тоже сначала пользовался бумажными ежедневниками. Просто по инерции, потому что все окружающие так делали. И было сложно вывести себя из зоны комфорта и заставить посмотреть шире.

В итоге сейчас представить планирование на бумаге могу только в страшном сне: нельзя удобно изменять планы в случае срочной необходимости (не все ведь дни идут по запланированному сценарию), нет пресловутого поиска, нет интеграции с другими приложениями (телефон, записная книжка, камера) и пр.

Чтобы быть в тонусе, надо выгонять себя из зоны комфорта. Иначе — наступают застой и угнетение. Новые технологии — на первых этапах это тот самый выход из зоны комфорта. Если бы все работали так, как привыкли, то мы бы не жили в городах, не летали на самолетах и не общались на расстоянии: так и жили бы в землянках. Ведь можно же жить, наверняка, это тоже казалось комфортным!

 

№5. Безопасность

Андрей Колос АК: Если осуществлять планирование в ежедневнике, злоумышленник может получить доступ к определенным конфиденциальным материалам. Бороться с этим достаточно сложно и порой невозможно.

Применением онлайн-планирования позволяют легко восстановить данные даже при потере того же телефона или планшета. А еще — заблокировать доступ к ним с потерянного устройства. Например, планшет остался в кафе или был украден в толпе. За пару кликов вы можете сделать так, чтобы с него не было возможности просмотреть ваши события, файлы и другие данные, связанные с рабочим инструментом. Согласитесь, довольно удобно!

Кроме того, стоит заметить и о дополнительных возможностях — защита пин-кодом, двухфакторная авторизация (когда для получения доступа к аккаунту нужно ввесит код, отправляемый в виде SMS).

Михаил Всесветский МВ: Здесь мне придется повторяться. Во-первых, бумагу не хакнуть. Во-вторых, бумага лежит у меня в кармане, а онлайн-ежедневник где-то там на серверах -- не понятно у кого. Почему я должен доверять этим людям? Доподлинно не известно, что опаснее: физическое воровство или виртуальное. Тут, с моей точки зрения, риски равны.

Андрей Колос АК: Во-первых, есть корпоративные решения, которые позволяют хранить данные на ваших офисных мощностях. Во-вторых, да, трудно говорить об абсолюте, есть риски и там, и там. Вопрос в том, зачем в итоге будущее? Мое мнение: будущее за цифровыми носителями.

№6. Напоминания

Андрей Колос АК: Один из важных моментов, в особенности, когда речь идет о длительном планировании важных аспектов — автоматические уведомления. Например, о важном заседании было бы полезно получить несколько напоминаний: за 3 дня, чтобы успеть подготовиться и за день — чтобы точно не упустить задачу из виду.

Как быть с бумажным носителем? Скорее всего, надо создать несколько заметок на нужные дни. Но это тоже занимает определенное время. И что делать если событие перенеслось на неделю, скажем? Надо рыскать по ежедневнику, удалять напоминания о подготовке, переносить их в новые дни и пр.

Михаил Всесветский МВ: Да, с напоминаниями на бумаге худо дело обстоит, тут я вынужден согласиться. Но вопрос, так ли они нужны? И, самое главное, полезны ли они? Автоматические напоминания расхолаживают, делают зависимыми от себя, ты теряешь концентрацию на задаче, когда надеешься на напоминание. А если оно не сработает? Так что вопрос этот открытый.

Андрей Колос АК: Вероятность того, что не придет SMS, не дойдет email, не получится push на устройстве ничтожна. Кроме того, опираться только на напоминания — не верно, есть ведь интерфейс того же календаря для актуальной работы. Напоминания — удобная опция.

Кейс

В своей работе я отключаю все напоминания по умолчанию и применяю их только для особо важных дел, которые отложить и перенести нельзя ни при каких обстоятельствах, которые требуют подготовки.

Если пользоваться уведомлениями на все события — вы перестанете их замечать, так как за рабочий день их придет легко за 10 штук. Человек очень хорошо умеет фильтровать как будто неважную информацию и в таком случае инструмент уведомлений превратится в бесполезный шум.

Остальные события есть в рабочем электронном-календаре.

 
 
 

Резюме

В рамках этого диалога мы попытались чуть глубже разобраться в собственном отношении к предмету нашей деятельности -- планированию работы человека. Адвокат ли, юрист -- всё человек, не так ли? Мы не врали сами себе и не питали надежд на то, что в результате этой полемики наш продукт -- Aflatum -- полностью перевернется, и мы начнем печатать его на бумаге: это невозможно и даже комично. При этом мы и не хотели поплясать на костях бумажных средств учета и планирования.

Главной целью была попытка взглянуть на ситуацию объективно и таким образом понять, где нам действительно не стоит соперничать с “классикой”, а где стоит доработать наш продукт и отмести всякие сомнения в его превосходстве. Свои выводы мы сделали, публичное же резюме оставим за вами, уважаемые читатели.

Надеемся, что для вас данный материал так же сослужит хорошую службу, поднимет какие-то новые аспекты планирования, которые вы учтете в своей работе. В коллективе Aflatum по понятным причинам нет радикальных противников онлайн планирования и таких же радикальных приверженцев традиционных средств планирования, но нам было бы интересно услышать аргументы человека с такой точкой зрения, добро пожаловать в комментарии.

1 часть публикации: Диалоги Aflatum: 6 аргументов за и против онлайн-планирования. Часть 1

Редакция блога будет рада вашим мнениям в комментариях ниже ↓