Кейс: Афлатум на борту регаты “Кубок адвокатов 2016” Как Афлатум помогает адвокатам отдыхать и работать в море

Яхта на "Кубке адвокатов 2016" с флагом Афлатум 

Мы уже писали о том, что Aflatum является спонсором адвокатской регаты, проходящей в эти дни у берегов Хорватии. Фактически, мы стали техническим спонсором этого захватывающего мероприятия, адаптировав Афлатум под информационные нужды участников. В этом материале мы расскажем о том, как на регате используется Афлатум, что может стать полезным опытом не только для аналогичных развлекательных событий, но и непосредственно для адвокатской деятельности.

Создание дела под мероприятие, предоставление доступов

Первое, что надо было сделать, чтобы участники регаты получали нужную информацию — выдать им доступы к делу, внутри которого эта информация будет организована.

Чуть раньше наш основатель и идеолог Анзор Ибрагимов на вечере, посвященном открытию регаты, кратко рассказал участникам о принципах работы Aflatum и о новой версии для iOS, которая работает и в офлайн-режиме.

Презентация Афлатум Регата для iOS

Мы запросили у организаторов email-адреса участников и выдали им доступы. Уровень доступа “Комментирование” был выбран, т.к. мы понимали, что не все участники работали до этого в Aflatum и на первых парах кто-то из них может случайно удалить/деформировать подготовленную информацию. Организаторам регаты, которые отправились в путь в составе экипажей, был выдан полный доступ, чтобы в случае чего они могли на месте расширить доступы и другим участникам, которым это понадобится и которые будут достаточно подготовленными для этого.

Доступы в Афлатум: как пригласить адвокатов или доверителей в дело

 Всем участникам на время проведения регаты были выданы PRO-подписки на Aflatum, для наиболее комфортного опыта использования сервиса.

Когда вы начинаете работать с коллегами по судебным делам в Афлатум, рекомендуем вам также аккуратно относиться к уровням доступов: если вам дорога информация, которая находится в Афлатум, не выдавайте слишком высокие уровни доступа тем коллегам, с которыми вы недавно работаете? или которые еще не вели дела через Aflatum.

 

 

Прилет, координация в первые часы регаты

Мы принимали в расчет, что коллектив регаты большой и до начала гонок довольно разрозненный: многие еще не знакомы между собой, у всех разный опыт зарубежных поездок и разные ожидания. Кто-то из участников хочет, чтобы его везде встретили, везде сопровождали, везде все показали, иной напротив хочет больше свободы и самостоятельных решений. Участники летят в Хорватию из разных городов, время прилета у всех разное: кто-то приедет заранее, чтобы самостоятельно погулять по средневековым улочкам Сплита, кто-то прямо с самолета отправится в гавань, чтобы разместиться на яхте. В таких условиях очень важно, чтобы у всех участников была под рукой минимальная информация о том, как добраться из аэропорта до города, а там до яхты. Что делать в экстренных ситуациях, как не потеряться, в принципе. Понятно, что в общем случае каждый человек сам для себя просчитывает такие вещи, но перестраховаться никогда не бывает лишним. Для этого мы использовали разделы Афлатум:

 

  • участники (привели контакты организаторов Регаты с телефонами, месседжерами и ссылками на их Facebook-страницы)

  • основная информация о деле (привели базовую информацию: сайт регаты, даты, место и т.д.)

  • заметки.

 

В заметки по делу мы занесли своеобразный F.A.Q. в первые часы после прилета, в который включили:

 

  • ссылку на точку на карте, где швартуются яхты

  • стоимость, телефоны и другая информация о такси и автобусах из аэропорта в Сплит

  • информацию о том, когда надо быть на яхте

  • информацию о том, где можно купить еду (на регате предусмотрено организованное питание, но каждый может и самостоятельно организовать свой рацион)

  • информацию о том, что делать, если прилетели раньше

 

Пример использования заметок в Афлатум

 

Подробная информация о локациях и достопримечательностях

Заметки — не самый удобный инструмент для пространных текстов. Они скорее предназначены для таких F.A.Q.-форматов, какой описан в предыдущем параграфе. Чтобы подробнее описать достопримечательности Сплита и Марины Каштела мы дали в соответствующей заметке ссылку на папку в разделе “Файлы”, в которой были собраны фотографии окрестностей и текстовый файл с описанием основных локаций, которые помогут скрасить часы ожидания до старта регаты. Такие же пакеты информации мы использовали и для других локаций регаты:

 

  • острова Шолта

  • марины Фрапа

  • Рогозницы

  • марины Кремик

  • Трогира

 

Пример использования файлов в Афлатум

Справочная информация о хорватских красотах была подготовлена организаторами регаты и сгруппирована по обычным десктопным папкам вне Афлатума. Чтобы быстро перекинуть все папки с фотографиями и текстами в Афлатум мы использовали Aflatum Sync: я сам просто перетащил эти папки с десктопа в папку синхронизации Aflatum Sync и за несколько секунд они автоматически подтянулись на сервер Aflatum и были доступны мне со смартфона. Еще минут 5 заняла визуальная проверка, что все синхронизировалось корректно. Вот и вся работа с файлами.

Информация о 5 туристических точках с фотографиями и pdf-документами заняла на диске Aflatum всего 11Мб пространства, что является совсем малой частью дискового пространства, предоставляемого PRO-подписчикам. Такая экономия стала возможна благодаря особой системе сжатия файлов, используемой в Aflatum.

 

 

Напоминания о гонках, брифингах, празднествах и конкурсах

Пожалуй самое основательное применение на регате “Кубок адвокатов 2016” получил раздел Афлатум “Календарь”. Регата растянулась на 7 дней, на каждый день были запланированы гонки, в некоторые дни несколько гонок. По-утрам для капитанов были запланированы ежедневные брифинги, для других участников обязательный брифинг по безопасности, по вечерам в расписании были то праздничные ужины, то костюмированные вечеринки, то и вовсе кинопросмотр на воде. Всё это удержать в голове и так непросто, что уж говорить о ситуации, когда хочется сконцентрироваться на соревновательной составляющей и на отдыхе.

Что у нас сегодня? На этот вопрос участники регаты ежедневно получали ответ в виде списка событий в Афлатуме и напоминаний о самых важных из них, которые приходили по трем каналам: sms, push и email. Несмотря на заявленный wi-fi, каждый, кто отправлялся в путешествие зарубеж, прекрасно знает, что интернету доверять в такой ситуации не очень-то стоит. Поэтому мы продублировали email и push уведомления смсками, которые доступны, кстати, не только PRO-пользователям, но и тем, у кого есть доступ к делам PRO-пользователей.

Пример использования календаря и уведомлений в Афлатум

 

Чтобы участникам регаты приходили уведомления мы сначала добавили в календарь все события, их набралось больше 20. Для удобного визуального восприятия событий разных типов мы разметили их цветом:

  • Синий — морские гонки

  • Желтый — вечерние мероприятия

  • Зеленый — организационные мероприятия на берегу

Для событий, в которых была важна точная геолокация, например для ужина в ресторане “Марина Фрапа”, мы указали точные координаты места. Для событий, которые связаны с файлами, в описаниях мы добавили ссылку на нужную папку, например перед прибытием в город Рогозница участникам регаты была полезна информация о местных достопримечательностях, которую они смогли получить по такой ссылке.

 

Пуш и смс напоминания в Афлатум

Событие в Афлатум



После создания событий мы повторно прошлись по всем ним, чтобы выставить корректные напоминания для участников. Такие события как сами гонки мы не сопровождали напоминаниями, т.к. их довольно трудно пропустить, когда ты живешь на яхте, а лишние напоминания будут только мешать. В событиях же вроде напоминания о костюмированной вечеринке мы выставили в качестве получателей напоминаний всех участников, которые приняли доступы к делу (см. первый параграф статьи), чтобы никто не забыл подготовить свой костюм. В зависимости от изменений в расписании регаты (на море ничего нельзя загадывать) организаторы регаты уже на месте корректировали календарь событий и время отправки напоминаний, чтобы они доходили вовремя и были актуальны.

Резюме

Пока рано судить об итогах, ведь регата “Кубок адвокатов 2016” еще в самом разгаре, но уже можно предположить, что с помощью Афлатум участникам регаты удобно получать справочную информацию, координировать расписание и не пропустить ни одного мероприятия. Совсем не были задействованы в рамках регаты интерактивные функции Афлатум: комментирование файлов, добавление и обновление файлов в дело, назначение ответственных по событиям, но в принципе все так и было задумано: весь интерактив в данном случае происходит в реальной жизни — этим и ценно данное мероприятие, позволяющее адвокатам объединяться не только по номинальным  признакам профессиональной идентичности, но и в фактическом единении вдохновляющего приключения. Надеемся, что Афлатум стал для капитанов и матросов адвокатской регаты таким же верным помощником, каким он является для них и других профессионалов в работе, и ждем от участников регаты отзывов по возвращении.

Следите за регатой на официальной странице "Кубка адвокатов" в Facebook!

Регистрируйтесь в Афлатум и начинайте работать эффективнее!