Совместная работа в команде адвокатов или юристов, отчетность и согласование с доверителем Рассказываем зачем и как использовать доступы в Aflatum (обновленная версия)

Сегодня мы поговорим о безопасности ваших данных. Уверены ли вы, что доверитель видит то, что должен?

Многим пользователям нравится функция Aflatum, позволяющая делиться документами с доверителями и коллегами, однако важно правильно настраивать доступ к файлам, чтобы избежать утечки конфиденциальной информации.

Зачем может потребоваться открытие доступов к судебному делу другим лицам? 

Для работы в команде адвокатов или юристов

Если вы работаете надо делом целой командой юристов или адвокатов, удобнее хранить и систематизировать материалы по делу в одном месте, которым может стать ваш аккаунт в Aflatum, нужно только предоставить доступы коллегам. 

Для согласований с доверителем

Если вам необходимо согласовать какие-либо детали работы по делу с клиентом, удобнее не пересылать по почте бесконечные версии документа, который обсуждается, или того больше — папки с документами, а выделить клиенту доступ на комментирование или добавление файлов в вашем аккаунте Aflatum.

Для отчетности перед доверителем

Если клиент запрашивает уже после завершения дела информацию по нему, гораздо проще и быстрее будет найти ее в аккаунте в Aflatum, чем искать на компьютере или вообще в физическом виде в офисе или дома. Позвонил клиент, попросил документы: не проблема, достаточно в пару кликов открыть ему доступ, хоть с телефон, хоть с компьютера, хоть с планшета.

О чем важно помнить, работая с доступами в Aflatum?

  • По умолчанию все ваши дела, события и документы в них доступны только вам.
  • Вы можете открыть доступ к просмотру, комментированию, редактированию и созданию документов, событий и иной информации внутри дела.
  • Существует 4 вида доступа: ко всему делу, к разделу (файлы, заметки, события, общая информация), к папке с файлами и к одному конкретному файлу. Пользователь, получивший доступ к делу, получает доступ ко всем разделам дела!
  • Пользователь получит уведомление на почту о том, что вы предоставили ему доступ. Для работы с полученной информацией пользователю необходимо иметь аккаунт в Aflatum или зарегистрироваться после получения доступа под тем email-адресом, на который был выделен доступ.
  • Чтобы отменить доступ, вам необходимо удалить запись о пользователе в меню "Поделиться" того элемента, к которому вы предоставляли доступ.
  • Другой пользователь не может предоставить доступ к вашим делам и их содержимому кому либо ещё.
  • Мы рекомендуем настраивать доступы к делам и их содержимому через web-интерфейс Aflatum, а не через мобильные приложения Aflatum, т.к. в веб-версии это можно сделать удобнее и нагляднее.

Как предоставить доступ к делу, вкладке, папке и файлу в web-версии Aflatum?

Предоставление доступа к судебному делу целиком (экран списка дел):

Предоставление доступов к материалам судебного дела для адвокатов и юристов

Предоставление доступа к одной из вкладок внутри дела (общая информация, события, заметки, файлы):

Предоставление доступов к вкладке в Aflatum

Предоставление доступа к папке с файлами (экран вкладки "Файлы"):

Предоставление доступов к папке с файлами в Афлатум для совместной работы с доверителем или коллегами

Предоставление доступа к одному конкретному файлу (экран вкладки "Файлы"):

Предоставление доступов к файлу для адвокатов, юристов или доверителя

 

Надеемся эта информация поможет повысить эффективность вашей командной работы, улучшить коммуникации с доверителем, и при этом избежать недоразумений с конфиденциальными документами.

 

Сделаем работу адвокатов и юристов эффективнее и качественнее вместе! Для ведения делопроизводства используйте приложения Aflatum.